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Kundenpraktikum bei VP

Einführung

Im Rahmen der Ausbildung zur Fachinformatikerin für Anwendungsentwicklung bei der acadon AG ist es vorgesehen, durch die verschiedenen internen Abteilungen zu rotieren und zusätzlich ein Kundenpraktikum von zwei Wochen zu absolvieren, um die Prozesse und die Arbeit der Kunden besser kennenzulernen. Im September 2020 durfte ich für zwei Wochen bei VP (Verpackungs- und Paletten GmbH) in Kempen deren Prozesse besser kennenlernen und viele Eindrücke sammeln.

Das Unternehmen gehört zu unseren Kunden in der Verpackungsindustrie und ist ein mittelständisches Unternehmen. Die tägliche Aufgabe besteht, darin Waren ordnungsgemäß für den entsprechenden Transport zu verpacken, die Holzkisten dafür zu fertigen und mit weiteren Verpackungsmaterialien abzusichern. Typische Waren bzw. Packgüter sind kleine und große Maschinenteile. Das besondere bei VP ist, dass die Holzkisten keine Standardware sind, sondern jede Kiste maßgefertigt ist und somit allerlei Gewicht und Größen verpackt werden können: von wenigen Kilogramm bis zu mehreren Tonnen. Die Ware wird entweder im Hauptlager verpackt oder bei dem Kunden vor Ort.

VP hat seinen Hauptsitz im Gewerbegebiet in Kempen und teilt sich das Gebäude mit dem Unternehmen Schneider Transporte, was von der gleichen Person gegründet wurde. Beide Unternehmen arbeiten oft zusammen, wodurch viele Prozesse vereinfacht werden. Zusätzlich zum Hauptstandort gibt es noch ein Außenlager, einige Autominuten entfernet, jedoch werden dort keine Kisten produziert. Dort werden nur kleinere Güter in Folie verpackt. Das Außenlager ist größtenteils für die Lagerung von verschiedenen Waren gedacht, welche in großen Mengen eingelagert werden. Üblicherweise werden diese ohne Kisten gelagert.

 

Abteilungen

VP unterteilt sich hauptsächlich in das Fertigungs- und Verpackungsbüro, die Halle mit Lagerung, Fertigung und Verpackung und die Auftragsabwicklung. Zusätzlich existiert noch die Abteilung für das Rechnungswesen und die Geschäftsführung.

Das Betriebsbüro bzw. das Fertigungs- und Verpackungsbüro ist zuständig für die Angebotserstellung, die Produktionsplanung sowie für die Verpackungsplanung.

Die Auftragsabwicklung dagegen ist verantwortlich für die Beschaffung der Papiere, die Auftragsabrechnung und die Pflege der Lagergeldlisten, sowie Warenein- und -ausgänge zu buchen.

Viele Aufgaben, die sonst in mehreren Abteilungen untergebracht sind, werden bei VP von einer Person oder einer Abteilung durchgeführt. Dadurch entspricht die Struktur und auch der Ablauf nicht dem optimalen Prozess, wie er beispielsweise bei den Avataren von acadon vordefiniert ist. Der optimale Prozess enthält beispielsweise folgende Abteilungen, wobei jede von den anderen getrennt ist: Einkauf, Verkauf, Produktion, Rechnungswesen, Fertigung & Produktion, Personalabteilung, Qualitätssicherung (Controlling) und das Marketing. Bei VP sind diese Abteilungen wie bereits erwähnt miteinander verschmolzen.

 

Prozessablauf bei VP

Der Kunde schickt eine Anfrage bezüglich einer Verpackung eines Packguts, in der Regel werden die Maße oder sogar idealerweise eine technische Zeichnung mitgeschickt. Die Anfrage geht im Betriebsbüro ein und dort wird direkt ein Angebot erstellt und die Kiste wird konfiguriert. Anschließend wird die Rechnungsabteilung informiert und diese kalkuliert die Preise und schickt das

Angebot an den Kunden. Sobald das Angebot vom Kunden angenommen wurde und ein Auftrag vorliegt, wird eine Fertigungsauftrag erstellt und gedruckt. Der Betriebsleiter plant, wann diese Kiste gebaut wird und die Produktionsmitarbeiter bekommen an dem entsprechenden Tag die Fertigungszettel. Zusätzlich wird dem Verpackungsplaner Bescheid geben und dieser plant die Verpackung und auch das Personal für den entsprechenden Tag mithilfe eines Verpackungsauftrags und einer Excelliste. Zeitgleich kümmern sich die Damen in der Auftragsabwicklung um die Beschaffung und Ausstellung der Papiere für das Packgut.

Täglich werden kurz vor Produktionsende bzw. Feierabend in der Halle die Programmzettel aus der Produktion eingesammelt und das Geschaffte wird mit der Planung verglichen und in einer Excelliste festgehalten.

Der Produktions- bzw. Betriebsleiter erstellt jeden Abend die (Arbeits-) Programme für jede einzelne Fertigungsstation manuell.

An dem Tag, an dem die Ware eingeht oder abgeholt werden soll, werden über den Empfang im Auftragsbüro die nötigen Formalitäten aufgenommen und die Fahrer werden zur Halle geschickt. Der in der Halle erfasste Wareneingang oder -ausgang wird im Auftragsbüro kontrolliert und verbucht.

 

Meine Erfahrungen

Im Rahmen meines Praktikums war ich eine Woche im Auftragsbüro und eine Woche im Fertigungs- und Verpackungsbüro.

In der ersten Woche durfte ich viel zuschauen und assistieren. Im täglichen Ablauf im Auftragsbüro und habe viel über die einzelnen Papiere gelernt, wie zum Beispiel der Frachtbrief (CMR), das SOLAS Zertifikat (Gewichtszertifikat), aber auch über die Packlisten und Gefahrengutaufkleber und die dazugehörigen Papiere. Zusätzlich konnte ich die Auszubildene bei vielen Aufgaben unterstützen und wenn ihr etwas erklärt wurde, konnte ich das Wissen direkt mitaufnehmen. Genauso wie es Tage gab, wo alles perfekt nach Plan lief, kam es immer wieder vor, dass Fahrer zu spät oder zu früh waren, was ein wenig die Planung verzerrte.

In der zweiten Woche war ich meistens vormittags im Betriebsbüro und nachmittags wieder in der Auftragsverarbeitung und habe dort beim Testen der neuen Lösung oder dem Regelbetrieb unterstützt. Der eigentliche Prozess fängt im Betriebsbüro an, aber dort war ich erst in der zweiten Woche, wodurch ich den Prozessablauf erst dort komplett verstanden habe, da ich direkt am ersten Tag der zweiten Woche eine komplette Demonstration des Angebotsprozesses inkl. der Konfiguration einer Kiste gezeigt bekommen habe. Des Weiteren habe ich Einblicke in die Planung der Mitarbeiter und Ressourcen bekommen, genauso wie, dass die Materialbestellungen einmal wöchentlich vom Betriebsbüro durchgeführt werden.

Ich konnte auch einmal einige Stunden live in der Halle dabei sein, wie ein riesiges Maschinenteil mit einem Kran verpackt wurde und alle (verpackten) Zubehörteile um dieses arrangiert wurden, damit alles in eine große Kiste passte. Zusätzlich habe ich mehrfach bei einem Containerstau (Einlagerung von verschiedenen Gütern in einem Container) zugesehen. Zusätzlich habe ich den Verpackungsleiter und den Betriebsleiter bei verschiedenen Touren durch die Hallen immer wieder begleitet.

Mittwochs war ich beide Male in dem Meeting mit acadon dabei, wobei es wirklich interessant war, mal eine Kundengespräch mitzubekommen und zu sehen, wie die Dinge vorgestellt wurden und wie die Projektneuerungen angegangen wurden.

 

Fazit

Aus dem Praktikum habe ich extrem viel mitgenommen und ich hätte nicht erwartet, dass der Unterschied wie ein Kunde wirklich arbeitet und wie unserer optimaler Prozess in der Entwicklung beim Testen aussieht ist, so verschieden sein kann. Besonders, da VP nicht den typischen Prozess mit den typischen Rollen hat, da mehrere Mitarbeiter mehrere Aufgaben zu erledigen haben, aber auch so funktioniert es sehr gut. Zusätzlich war es sehr gut zu sehen, wie die neue Lösung ankommt und wo es noch hakt, das hat mir nochmal ein ganz anderes Verständnis für die Lösung und unsere Entwicklung geben.

Was mich ein wenig überrascht hat, war das viele Prozesse gar nicht in NAV ablaufen, wie angenommen, sondern in anderen Programmen, wobei oft eine aufwendige händische Pflege notwendig ist. Am meisten (abgesehen von NAV) arbeitet VP mit Excellisten. Nach dem aktuellen Stand werden Lagergeldlisten, Packlisten und auch die Produktionsplanung und Ressourcenplanung komplett manuell in Excel erstellt und müssen selbstverantwortlich aktuell gehalten werden. Mir wurde dadurch klar, wieviel Mehrwert eine bessere Software, wie unsere neue Packaging Lösung, liefern kann. Und es ist schon ein tolles Gefühl zu wissen, dass das, was wir als Team entwickeln, dem Kunden die Arbeit leichter machen wird.

Zusammengefasst bin ich sehr zufrieden mit den Erfahrungen und dem Wissen, was ich im Praktikum erlangen konnte. Ein Kundenpraktikum ist aus meiner Sicht absolut sinnvoll und sollte immer durchgeführt werden.

 

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