Fragen und Antworten

Häufig gestellte Fragen

Wir geben Antworten.

Was unterscheidet timber365 von Microsoft Dynamics 365 BC Standard?

timber365 basiert auf Microsoft Dynamics 365 BC. Allerdings wurden zusätzliche Funktionen hinzugefügt, die speziell auf die Anforderungen der Holzbranche ausgelegt sind. Beispielsweise sind das:

 

– branchenspezifische Maßumrechnungen (korrekte Ermittlung von Maßgewinnen/-verlusten),
– Paket-/Chargen- und Aufmaßverwaltung,
– variable Verpackungs- und Mengeneinheiten,
– Abwicklung von Zertifizierungssystemen (FSC, PEFC etc.),
– auf die Branche abgestimmtes Anfragebeantwortungstool,
– die Möglichkeit der Verwendung von Divers- und Katalogartikel, etc.

Wie einfach ist es Auswertungen zu bekommen? Welche Arbeitsschritte sind dazu notwendig?

Verschiedenste Standardauswertungen sind in timber365 bereits vordefiniert. Diese stehen mit zwei Klicks entweder bereits am Startbildschirm oder im jeweiligen Abteilungsbereich (Finanzmanagement, Verkauf & Marketing, Einkauf, Lager etc.) zur Verfügung. Eine umfangreiche Filtermöglichkeit in den Berichten lässt auch die Anpassung der Berichte an die entsprechende Anforderung zu. Eine Ausgabe nach Excel aller Berichte ist auch standardisiert eingerichtet.

Rechnungen sollen einzeln in die FIBU übernommen werden, da bei uns eine Kontrolle notwendig ist. Ist das möglich? Wie sieht dazu der Prozess aus?

In timber365 werden Rechnungen aus gebuchten Lieferscheinen erstellt. Man hat verschiedene Möglichkeiten dies zu tun:

– Fakturierung der Rechnung direkt bei Erstellung des Lieferscheins
– Gesammelte Fakturierung der gelieferten Aufträge (zB. Nach einer definierten Zeit, um eine Prüfung noch einzuplanen)
– Einzelnes Fakturieren jedes Lieferscheins bzw. Auftrages.

Lieferantenrechnungen zu kontrollieren ist wichtig für meinen Geschäftserfolg. Wie sehen hierzu die Arbeitsschritte aus?

Es gibt auch hierzu mehrere Varianten, wie man diesen Prozess in timber365 abwickeln kann. Hier eine sehr praktikable Vorgehensweise: Aus der Bestellung wird ein Wareneingang (mittels des Lieferscheins) erstellt. Dies löst die Buchung der Einkaufslieferung automatisch aus. Wird dann die Rechnung des Lieferanten gebucht, wird der Rechnungskopf (mit Nummer und Datum) angelegt und man liest dann offene Lieferscheinzeilen dieses Lieferanten (das sind die zuvor beschriebenen geb. Einkaufslieferungen, die noch keiner Rechnung zugewiesen wurden) ein. Somit wird abgeglichen, ob es für die Rechnung auch Einkaufslieferungen gibt sowie ob hier die Werte zusammen stimmen. Ist hier in einzelnen Positionen eine Differenz, so kann man diese hier abändern und automatisch werden auch die Buchungen für die Einstandspreisermittlung/Lagerwertberechnung entsprechend korrigiert. Da in timber365 auch die Finanzbuchhaltung integriert ist, wird dieser Rechnungsbeleg auch gleich buchhalterisch entsprechend verbucht.

Wie schreibe ich in timber365 einen Lieferschein?

Hierzu gibt es in timber365 mehrere Möglichkeiten, je nachdem welcher Prozess am besten zu meinem Unternehmen passt:
– Im Auftrag kann dieser einzeln direkt gebucht werden. Hierbei kommt eine Auswahl, in der man wählen muss, ob man einen Lieferschein bzw. Lieferschein und Rechnung erstellen möchte.
– Man kann aber auch zuerst aus den Aufträgen Packzetteln erstellten und nach abarbeiten der Packzettel hierfür den Lieferschein buchen/drucken.
– Verwendet man die Dispositions Planung im Lager, so kann man daraus auch gesammelt Packzettel, wie auch Lieferscheine erstellen.

Welche Möglichkeiten hat man Gesprächspartner in timber365 zu finden (bspw. durch Eingabe des Orts oder der Telefonnummer) und wie geht man hierzu vor?

In der Debitorenliste (sowie in jeder anderen Liste) kann man nach den verschiedensten Feldern der Tabelle suchen – egal, ob Telefonnummer, Ort etc. Weiß man nur Teile des Feldtextes, dann kann man das Zeichen “*” als Platzhalter verwenden (z.B. bei der Telefonnummer “0160/555235” weiß man nur, dass “160” und “555” vorkommt, dann kann man sich so behelfen: “*160*555*” und man findet alle Kunden, die diese beiden zahlen in der Telefonnummer haben)

In der acadon_timber Debitorenschnellauskunft kann man im Feld “Debitorennr.” nach Name und Ort suchen. So findet man die Firma Müller aus Hamburg einfach, wenn man “müller*ham” eingibt und F4 drückt.

Unsere Verkäufer sollen auch die Lieferscheine und Rechnungen ihrer Kunden einsehen dürfen. Sie sollen diese aber nicht mehr abändern können. Ist das möglich?

Gebuchte Lieferscheine und Rechnungen sind in timber365 grundsätzlich nicht änderbar. Daher ist das zur Verfügung stellen dieser Informationen kein Problem. Um einen Lieferschein abändern zu können, muss dieser storniert und neu korrekt ausgeführt werden, da ja dadurch auch Warenbestandsbuchungen zu korrigieren sind. Hierfür kann man die Berechtigung auf jene Personen einschränken, die für diese Tätigkeit vorgesehen sind.

Was kann von meinem derzeitig eingesetzten Programmen übernommen werden?

Grundsätzlich kann aus anderen Datenbanken alles übernommen werden, was auch in einer guten Tabellenstruktur (z.B. Excel) ausgegeben werden kann. Dies kann man dann auch wieder mittels Excel-Tabellenvorlagen importieren. Ein Import der Stammdaten über eine solche Vorgehensweise ist sicherlich zu empfehlen. Bei Bewegungsdaten muss man abwägen, ob dies schon sinnvoll ist, da dies aufgrund der nicht mehr vorhandenen Beleg-Artikelbezüge sehr aufwändig werden kann. Unser Vorschlag ist, dass man die Vergangenheitsdaten im Altsystem belässt und bei Bedarf diese dort abruft. Bereits nach kurzer Zeit merkt man, dass man sich seine neue Datenstruktur so aufgebaut hat und damit sehr gut aussage- bzw. handlungsfähig ist.

Welche Voraussetzungen muss unsere PC-Infrastruktur im Haus erfüllen?

Bei der Cloud-Variante timber365 braucht man praktisch nur einen Internetzugang und ein Microsoft-Betriebssystem. Zu empfehlen ist noch ein Office-Paket, das aber gerne auch cloudbasierend laufen kann. Hier ein Link zu einer offiziellen genauere Info von Microsoft: https://technet.microsoft.com/en-us/library/hh699710.aspx

Eine Frage zu den Berechtigungen für einzelne Mitarbeiter: Bekommt jeder Mitarbeiter seine eigene Maske, in der er arbeiten kann? Ist das von einer zentralen Stelle zu verwalten oder wie läuft das ab?

Die Rollencenter-Philosophie von Microsoft Dynamics NAV setzt darauf, jeden Mitarbeiter bzw. jede Mitarbeitergruppe jeweils die wichtigsten Informationen und Funktionen schnellstmöglich und übersichtlich zur Verfügung zu stellen. Somit sollte für jeden Mitarbeiter mit unterschiedlichem Tätigkeitsbereich auch diese entsprechend angepasst werden. Inwieweit sich der Mitarbeiter selbst diese Ansicht noch adaptieren kann, hängt von den Grundeinstellungen ab. Man kann dies freigeben, sodass jeder selbst noch Anpassungen vornimmt, oder auch eine fixe Vorgabe machen, die dann nur die Administratoren verändern können. Dies wird bei den Systemberechtigungen entsprechend geregelt.

Wie laufen Beleg-/Auftragserfassung, Lieferscheinerstellung, Einkaufslieferscheine buchen, Bestellungsversand in timber365 ab?

Die wichtigsten Abwicklungsschritte in timber365 können gerne in einer Webdemo durchgegangen werden. Treten Sie einfach mit uns in Kontakt.